Com o sistema, empresários e funcionários podem acessar documentos através de qualquer computador conectado à internet Reprodução

Arquivos amontoados e empoeirados não têm mais vez no mundo moderno. Para economizar espaço e contribuir com o meio ambiente, através da economia de papel, muitas empresas estão recorrendo ao método da digitalização de documentos, processo sistematizado que promete uma boa relação custo-benefício.

Com o sistema, empresários e funcionários podem acessar documentos, contratos e outras informações relevantes através de qualquer computador conectado à internet. Quem já aderiu ao método, afirma que os benefícios vão muito além da organização.

Ao perceber que estava gastando tempo, espaço e dinheiro por conta do seu arquivo desorganizado, o empresário Dario Rafael, da GR Turismo, decidiu contratar uma empresa especializada na digitalização de documentos. “A gente perdia muito tempo indo atrás de contratos, por exemplo. Agora, depois de aderir ao processo, ficou mais fácil atender aos fornecedores e identificar onde está um documento. Além disso, economizamos muito espaço ao organizar a papelada”, explica o proprietário.

O processo de digitalização envolve etapas que vão desde a recuperação de documentos, passando pela organização dos arquivos físicos, até, de fato, chegar à etapa de escaneamento. “Analisamos todos os documentos e as condições de armazenamento. Em seguida, classificamos, higienizamos, acondicionamos em embalagens e etiquetamos, para facilitar as buscas futuras”, explica o especialista em Tecnologia da Informação da Strive, empresa especializada no método, Valdecir Fontes.

O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite, também, o acompanhamento dos trâmites das pendências de solicitação, criação, revisão e aprovação de documentos. É possível programar, ainda, o envio automatico de e-mails e SMS avisando o vencimento da validade dos papéis.

Ainda de acordo com o especialista, a segurança dos documentos digitalizados é garantida. “Existem várias camadas de segurança que protegem os documentos da invasão de hackers. Nenhum procedimento informatizado é a prova de falhas, mas com backups constantes as informações nunca são perdidas”, garante Valdecir.

Apesar dos benefícios comprovados que o método traz, a procura pela digitalização ainda é menor do que a necessidade efetiva do mercado. “Depois de passar pela digitalização, podem aparecer falhas nos processos utilizados pelas empresas. Às vezes acham que um processo como este vai ser mais danoso do que benéfico. A verdade é que logo não haverá mais documentos a base de celulose”, prevê.  

Serviço:

Strive Software

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