Primeiro é importante esclarecer o que se entende por “evento”.

Evento é um acontecimento que tem como característica principal propiciar uma ocasião extraordinária no encontro de pessoas. O que distingue cada evento é a sua organização e a criação de oportunidades para que as pessoas tenham e mantenham contato durante e depois do evento. Este é um importante instrumento de comunicação que poderá contribuir com a construção de relacionamentos entre as pessoas e entre pessoas e organizações. É uma excelente oportunidade de geração e manutenção da imagem junto aos mais diversos públicos. Como diz Simões (autor de livro sobre a função política das relações públicas), o evento “é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas”.

Eventos Organizacionais

Do ponto de vista das organizações os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais e são caracterizados de acordo com o porte, participantes e objetivos. Podemos realizar eventos abertos, dirigidos ou específicos, vai depender de qual é  o seu objetivo ao realizar o evento, se é científico, cultural ou comercial.

São vários os tipos de eventos, desde encontros como conferências, palestras, simpósios, convenções, congressos, seminários, fóruns, jornadas, colóquios, workshops, dentre inúmeros outros. Mas é preciso avaliar qual a tipologia mais adequada, de acordo com as características de cada evento. Muitos organizam eventos, mas não avaliam que tipo seria mais indicado para atingir o objetivo, ou ainda, fazem o evento sem obedecer os critérios definidos para o tipo de evento escolhido.

Planejamento e Organização

Outro aspecto importante que deve ser observado é sobre o planejamento do evento, pois se alguma coisa puder dar errado na organização de um evento ou se tiver que surgir algum imprevisto durante o evento, isto certamente ocorrerá. Assim, é preciso planejar minuciosamente todas as suas etapas: pré-evento (preparação), transevento (execução) e pós-evento (avaliação). Ações estas que, quando realizadas por um profissional habilitado ou empresa especializada, contribui e muito com o fortalecimento da imagem institucional. 

Portanto, este é um importante meio pelo qual a empresa pode se apresentar e até mesmo dialogar com seus clientes. Pode transmitir num único momento os valores da organização, seus projetos atuais e futuro, pode gerar uma boa imagem no mercado, depende, é claro, de como vai tratar o evento. 

Os eventos propiciam inúmeras oportunidades de negócios e possibilidades imensuráveis para a combinação de marcas, a união de empresas e a promoção da imagem e reputação das organizações” (Fortes e Silva, 2011).

Nosso Convite

Já pensou sobre qual a imagem tem transmitido nos seus eventos? Saiba que os eventos exercem um papel decisivo para geração de imagem, relacionamentos e negócios.

Para quem ainda não assistiu o filme Marie Antoinette , considero interessante analisar nele a questão dos eventos, protocolos e etiquetas. O filme conta a história da jovem rainha da França do século XVIII, Maria Antonieta, que foi enviada ainda adolescente à França para se casar com o príncipe Luis XVI, como parte de um acordo entre os países. Na corte de Versalles ela é envolvida em rígidas regras de etiqueta. Vale a pena (re)assistir!