A tecnologia de Business Intelligence (BI) tem tido um enorme impacto positivo nas empresas. Nos últimos anos, tornou-se uma das tecnologias de software mais implementadas no mundo dos negócios, ajudando gestores e analistas a manterem-se a par das atividades das empresas. Contudo, do ponto de vista do usuário, a tecnologia de BI só agora começa a alcançar o seu potencial.

De fato, identifiquei seis formas que considero vitais para impulsionar a adesão às ferramentas de BI e obter maior retorno do seu investimento.

1: Servir uma audiência mais abrangente

Durante anos ouvimos como o BI está sendo direcionado para as massas. Quanto mais consumidores de informação se tem, maior será o retorno do investimento de BI. Contudo, para verdadeiramente disponibilizar estas aplicações a todos na empresa, é necessário fornecer aos usuários um elevado grau de informação através de uma interface simples, que não exija formação.

Com a informação correta disponível de forma fácil, todos na organização se tornam potenciais decisores, quer seja nos serviços de apoio ao cliente, ou na distribuição, produção, área administrativa, etc. O enfoque do BI passou dos analistas, que necessitam de ferramentas complexas para criar e analisar informação, para os colaboradores, que apenas necessitam aceder a conteúdos significativos rápida e facilmente.

2: Disponibilizar a informação ativa

Apesar de serem necessárias ferramentas de BI profissionais para analistas, esta nova face do BI envolve a disponibilização de informações relevantes aos usuários dentro do contexto das suas atividades diárias.
Por exemplo, um colaborador de call center poderá receber um alerta a avisar sobre novos descontos em determinados produtos, para que este possa promovê-los aos clientes. Um representante comercial pode depender da visão de um sistema de BI para detectar pedidos acima de determinado valor para depois recomendar um fornecedor baseando-se em promoções e disponibilidade. Da mesma forma, os representantes comerciais podem receber atualizações sobre assuntos de clientes envolvendo as suas contas, enquanto os representantes de produção recebem alertas sobre o aumento da ordem de volumes, que pode ter impacto na produção.

À medida que a natureza do BI se torna mais operacional tem, igualmente, de se tornar mais previsível. Estes colaboradores não deverão ter que pesquisar relatórios ou submeter consultas. A informação relevante deverá encontrá-los e as aplicações de BI deverão ser desenvolvidas para reagir às atividades operacionais existentes.
A tecnologia de integração inserida nesta ferramenta é a chave para estas aplicações de BI, chamado de BI dinâmico: falamos de acessar dados, pesquisar por mensagens, sincronizar acontecimentos de negócio e submeter transações baseadas em um fluxo de trabalho pré-definido. Isto permite que essas aplicações “detectem” acontecimentos e tomem ações de acordo com parâmetros pré-definidos (tais como reenvio de informação para um agente tomar a decisão).

3: Implementar o BI como um serviço

À medida que os ambientes de BI se tornam mais operacionais, as suas capacidades tomam geralmente a forma de serviços que podem ser apresentados através de portais, painéis de controle, etc. Este tipo de aplicação abre uma nova dimensão para a indústria de BI, à medida que as empresas aplicam o conhecimento do seu domínio a uma indústria particular ou vertical.

Por exemplo, além de ajudar empresas a gerir pessoas e pagamentos, algumas empresas de RH estão também oferecendo serviços de armazenamento de dados e de capacidades analíticas, para criar relatórios. Observamos uma tendência semelhante com empresas de cartões de crédito, que deixam comerciantes analisarem os dados de transações geradas para compreender os padrões de compra dos consumidores. O que têm estas aplicações de BI em comum? Estão implementadas como serviços para uma base de clientes existente. Mais importante, todas partem do que é geralmente um centro de custo e o transformam em um centro de lucro.

4: Integração de pesquisas

O valor real da tecnologia de pesquisa revela-se quando se consegue alimentar o serviço de busca a partir de todas as fontes de informação da empresa e analisar resultados ao longo desse percurso. Idealmente, os usuários deverão poder pesquisar o conteúdo empresarial tão facilmente como usam o seu serviço de busca favorito na Web. Isto permitirá que tenham acesso ao conteúdo de BI dinâmico e adicionalmente a fontes de dados estruturados e não estruturados dentro da empresa.

Com a fácil localização de dados relevantes através da pesquisa por palavras-chave simples, a empresa irá obter ganhos significativos de produtividade, pois os usuários gastarão menos tempo para pesquisar a informação.

Infelizmente, a maioria das ferramentas de BI oferece apenas capacidades de pesquisa rudimentares. Trabalham através da construção de um índex consolidado de dados da empresa. Apenas uma pequena quantidade de informação de business intelligence é arquivada, o que limita a utilidade deste modelo.

Ao utilizar tecnologia de integração embutida, o ambiente de BI pode melhorar o valor das pesquisas. Por exemplo, quando uma transação é processada pelo seu sistema ERP, este pode inserir a informação no índex de pesquisa, para que os usuários possam encontrar de imediato os dados quando iniciam as pesquisas. Estes usuários podem começar com pesquisas tipo Google e depois enriquecer com transacções associadas e bases de dados para encontrar informação adicional, correlacionando eventos à medida que continuam.

5: Dar pernas ao BI com aplicações móveis

Os “smartphones” atuais têm telas e teclados que permitem acessar e visualizar facilmente conteúdo enriquecido da Web. À medida que os colaboradores descobrem as capacidades destes dispositivos, solicitam cada vez mais o acesso a dados corporativos. Se conseguem enviar e-mails ou navegar a Web nos seus telefones, porque não podem acessar ao último resultado de vendas ou solicitar um relatório de vendas?

Contudo, ainda se colocam alguns problemas. Uma vez que a memória e poder de processamento da maioria dos dispositivos móveis não corresponde às dos computadores, torna-se crítico entregar apenas a informação relevante. Além disso, as aplicações móveis de BI não deveriam requerer que os usuários instalem nenhum software extra no seu telefone. Os criadores de BI devem ter atenção, pois o cenário ideal é o desenvolvimento de aplicações centralizadas, baseadas na Web, que consigam receber pedidos e introduzir informação facilmente para os usuários móveis.

Claro que mostrar relatórios e alertas é apenas o começo. Para compreender o total potencial de uma solução de BI móvel, os usuários necessitam também conseguir analisar dados. Este é ainda um desafio que só agora começa a ter alguma resposta com os Active Reports.

6: Data warehouses não são a única solução

Os armazéns de dados não devem ser implementados sem uma clara compreensão dos desafios de negócio que são desenhados para resolver. Existem muitas formas de disponibilizar informação exata.

Algumas alternativas a considerar são a derivação de dados diretamente de fontes operacionais (ou uma cópia dessas fontes estabelecidas para relatórios); a inserção de dados no data warehouse à medida que determinadas transações ocorrem; criação de informação desencadeada por determinadas ocorrências na base de dados; ou a utilização de serviços Web para criar relatórios e entregar informação diretamente a usuários de negócio.

As atuais aplicações de BI dinâmicas, operacionais e integradas provam que não se necessita sempre de um data warehouse como fonte para as suas atividades de BI.

Em suma, os atuais ambientes de BI dão às empresas uma nova forma de servir os clientes, interagir com os parceiros de negócio e disponibilizar informação a todos os tipos de usuários – em alguns casos criando até novas linhas de negócio. O BI não envolve meramente a construção de um data warehouse e a disponibilidade de ferramentas para geração de relatórios. Implica uma estrutura preditiva que atenda uma grande parte da empresa utilizando capacidades de análise simples, mas poderosas, inseridas nas rotinas de trabalho.

Os criadores de BI devem empenhar-se para tornar as suas aplicações mais acessíveis através de acesso aos dados em tempo real, análise móvel e pesquisa empresarial – idealmente como parte de uma arquitetura orientada para o serviço. Isto irá permitir ao BI chegar a uma mais vasta audiência e rentabilizar enormemente o investimento realizado.

(*) Michael Corcoran é vice-presidente de Marketing de Produtos da Information Builders.